oneKI — Erfassungsbogen KI-Telefonassistent

Ihr Unternehmen

Grunddaten für die Einrichtung

Firmenname *

Ansprechpartner *

Funktion / Rolle

E-Mail *

Telefon

Branche *

Arzt / Zahnarzt Handwerk Immobilien Kanzlei / Steuerberater Kosmetik / Friseur Autowerkstatt / Kfz Physio / Therapie Andere

Bitte Branche angeben

Was macht Ihr Unternehmen? (1–2 Sätze — der Agent nutzt diese Beschreibung)

Aktuelle Telefonsituation

Wir verstehen Ihren Bedarf besser

Wie viele Anrufe erhalten Sie ungefähr pro Tag?

Unter 10 10 – 30 30 – 80 Über 80

Was ist aktuell Ihr größtes Telefon-Problem? (mehrere möglich)

Verpasste Anrufe

Anrufe die niemand annimmt weil alle beschäftigt sind

Anrufe nach Feierabend / am Wochenende

Kunden rufen außerhalb der Öffnungszeiten an

Immer dieselben Fragen

Team beantwortet täglich dieselben Standardfragen

Terminbuchung kostet zu viel Zeit

Jeder Termin braucht ein langes Telefonat

Personalkosten für Telefondienst zu hoch

Eigene Mitarbeiter für Telefonzentrale sind teuer

Welche Rufnummer soll der Agent übernehmen?

Bestehende Nummer weiterleiten Neue Nummer von oneKI Noch unklar

Ihre aktuelle Rufnummer (für die Weiterleitung)

Aufgaben des Agenten

Was soll der KI-Assistent für Sie erledigen?

ℹ️ Wählen Sie alle Aufgaben aus. Zu jeder Ja-Antwort erscheinen weitere Details.

📋 Häufige Fragen beantworten

Öffnungszeiten, Preise, Anfahrt, Leistungen, Ablauf...

Welche Fragen stellen Ihre Kunden am häufigsten?

Gibt es Informationen, die der Agent NICHT nennen soll?

📅 Termine buchen

Agent vereinbart direkt einen Termin aus dem Kalender

Welchen Kalender nutzen Sie?

Google Kalender Outlook / Microsoft 365 Calendly Praxissoftware Noch keinen

Welche Terminarten gibt es?

Wie weit im Voraus kann gebucht werden?

1 Woche 2 Wochen 4 Wochen Offen / Flexibel

Soll der Agent eine Bestätigungs-SMS / E-Mail senden?

Ja, SMS Ja, E-Mail Nein

📲 Anrufe weiterleiten

Bei bestimmten Themen direkt an eine Person verbinden

Bei welchen Anliegen soll weiterverbunden werden?

Wohin (Nummer / Abteilung)?

Was tun wenn niemand abnimmt?

Nachricht aufnehmen Rückruf anbieten Auf Mailbox legen

📞 Rückruf-Wunsch aufnehmen

Agent notiert Name, Nummer und Anliegen für späteren Rückruf

Wohin sollen Rückruf-Notizen geschickt werden?

Stimme & Persönlichkeit

Wie soll Ihr Agent klingen?

Name des Agenten *

Im Auftrag von (falls abweichend)

Stimme

👩 Weiblich 👨 Männlich

Gesprächston

Professionell & sachlich Freundlich & warm Locker & persönlich

Anrede

Sie (formell) Du (informell)

Eröffnungssatz des Agenten (optional — wir schlagen einen vor)

Gibt es Themen, die der Agent ablehnen / ignorieren soll?

Erreichbarkeit

Wann ist der Agent aktiv?

Wann soll der Agent Anrufe annehmen?

24/7 – immer Nur in bestimmten Zeiten Nur außerhalb Öffnungszeiten

Aktive Wochentage

Mo Di Mi Do Fr Sa So

Von

Bis

Was soll außerhalb der aktiven Zeiten passieren?

Ansage mit Öffnungszeiten Nachricht aufnehmen Rückruf anbieten Nicht reagieren

Soll der Agent Berichte / Zusammenfassungen senden?

Täglich Wöchentlich Nein

Berichts-E-Mail

Fast fertig!

Letzte Details & Übergabe

Gibt es eine bestehende Website, FAQ-Seite oder Preisliste?

Der Agent kann Infos von Ihrer Website als Wissensbasis nutzen.

Nutzen Sie ein CRM oder eine Kundendatenbank?

HubSpot Salesforce Excel / Tabelle Kein CRM Anderes

Welches CRM?

Haben Sie Fragen oder besondere Wünsche?

Wann möchten Sie starten?

So schnell wie möglich Diese Woche Nächste Woche Noch offen

Datenschutz bestätigen *

Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen und stimme der Verarbeitung meiner Daten zur Einrichtung des KI-Telefonassistenten zu.

Bitte bestaetigen Sie die Datenschutzerklaerung.

✅ Nach dem Absenden richten wir Ihren Demo-Agenten ein und melden uns umgehend bei Ihnen.

🎉

Vielen Dank!

Wir richten Ihren Demo-Agenten ein und melden uns umgehend mit einem Demo-Anruf bei Ihnen.

Fragen? info@one-ki.de

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