Datenschutzerklärung
Stand: 25. Oktober 2026
Diese Erklärung gilt für unsere Webseiten unter one-ki.de und one-ki.de/webdesign und für den Sprachassistenten auf diesen Seiten.
1. Wer ist verantwortlich?
Marius Jonda, ONE KI HUB (Einzelunternehmen)
Heinz-Fangman-Straße 2-6 Haus 4
42287 Wuppertal
E-Mail: info@one-ki.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.
2. Das Wichtigste in Kürze
- Diese Seiten können Sie lesen, ohne Angaben zu machen.
- Der Sprachassistent startet nie von selbst. Er startet erst nach Ihrem Klick, und das Mikrofon erst nach Ihrer Freigabe im Browser.
- Sie sprechen dort mit einer künstlichen Intelligenz, nicht mit einem Menschen.
- Das Gespräch wird als Text gespeichert (Mitschrift). Ton speichern wir nur, wenn Sie das vor dem Start eigens erlauben.
- Bitte nennen Sie dem Assistenten keine Gesundheitsdaten, Bankdaten, Passwörter oder Angaben über andere Personen.
3. Aufruf der Seiten (Hosting)
Wenn Sie unsere Seiten aufrufen, verarbeitet der Server unseres Hosters technische Daten, die Ihr Browser übermittelt, zum Beispiel IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Angaben zu Browser und Betriebssystem.
- Zweck: Auslieferung der Seite, Sicherheit, Fehlersuche.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse ist ein sicherer und stabiler Betrieb.
- Empfänger: unser Hoster ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Deutschland.
- Speicherdauer: Die Protokolldaten werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr gebraucht werden.
4. Speicher Ihres Browsers (§ 25 TDDDG)
Unsere Seiten setzen für die folgenden Funktionen keine Cookies. Sie nutzen den Speicher Ihres Browsers:
| Was | Wozu | Wie lange |
|---|---|---|
| Ihre Wahl von Anrede (Du oder Sie), Farbe und heller oder dunkler Darstellung | Die Seite zeigt sich beim nächsten Besuch so, wie Sie es gewählt haben | Bis Sie die Browserdaten löschen |
| Angaben, die Sie im Gespräch mit dem Assistenten für eine Anfrage nennen (Zwischenstand) | Damit die Angaben beim Wechsel zwischen unseren Seiten nicht verloren gehen | Höchstens 30 Minuten, längstens bis Sie den Tab schließen |
Die Angaben bleiben auf Ihrem Gerät. Wir senden sie nicht an einen Server. Ausnahme: Starten Sie den Assistenten, erfährt er die gewählte Anrede und, wenn Sie ein Gespräch fortsetzen, die Angaben aus dem Zwischenstand.
Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (erforderlich für eine von Ihnen gewünschte Funktion).
Das Fenster des Sprachassistenten selbst speichert keine Angaben von Ihnen in Ihrem Browser und setzt keine Cookies. Der Bot-Schutz greift nach Ihrem Klick auf Angaben Ihres Browsers zu (Abschnitt 6.6).
Wir setzen auf diesen Seiten keine Analyse- oder Statistikdienste ein.
5. Kontakt und Anfragen
Wenn Sie uns per E-Mail oder über das Kontaktformular auf diesen Seiten schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten.
- Welche Angaben: Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, Ihr Anliegen und auf Wunsch die Kanäle, die Sie interessieren. Dazu speichern wir die Seite, auf der Sie das Formular abgeschickt haben, die gewählte Anrede und den Zeitpunkt.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um ein Angebot oder einen Vertrag geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse ist, Anfragen zu beantworten.
- Empfänger: Die Anfrage wird über unsere Anwendung bei Vercel Inc. (USA) angenommen, in unserer Datenbank bei Supabase gespeichert und uns per E-Mail über Mailgun (Server in der EU) gemeldet.
- Speicherdauer: Anfragen, aus denen kein Vertrag entsteht, löschen wir 180 Tage nach dem Eingang automatisch. Entsteht ein Vertrag, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
- Schutz vor Missbrauch: Beim Absenden prüft Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., USA), ob ein Mensch schreibt. Das Skript von Cloudflare wird erst geladen, wenn Sie das Formular benutzen. Cloudflare verarbeitet dabei technische Angaben zu Ihrem Browser und Ihre IP-Adresse; unser Server sendet Cloudflare das Prüf-Token und Ihre IP-Adresse. Um zu viele Anfragen von einem Anschluss zu begrenzen, speichern wir zwei Tage lang einen mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Prüfwert (Hash) Ihrer IP-Adresse, nicht die Adresse selbst. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, für den Zugriff auf Ihr Endgerät § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.
Eine Anfrage, die der Sprachassistent für Sie vorbereitet, wird erst gesendet, wenn Sie selbst auf den Knopf zum Senden klicken. Vorher sehen Sie, was gesendet wird.
6. Sprachassistent
6.1 Was der Assistent macht
Auf one-ki.de und one-ki.de/webdesign können Sie mit einem Sprachassistenten sprechen. Er beantwortet Fragen zu unseren Seiten, zeigt Inhalte und bereitet auf Wunsch eine Anfrage an unser Team vor. Der Assistent ist eine künstliche Intelligenz. Er sagt das zu Beginn. Verbindliche Zusagen zu Preisen, Terminen oder Rechtsfragen macht nur unser Team.
Die Gesprächszeit je Besucher und Tag ist begrenzt.
6.2 Welche Daten wir verarbeiten
| Daten | Wann | Gespeichert? |
|---|---|---|
| Ihre Stimme (Ton in Echtzeit) | Während des Gesprächs | Nein. Nur mit eigener Einwilligung, siehe 6.4 |
| Mitschrift: was Sie und der Assistent gesagt haben, mit Uhrzeit | Während des Gesprächs | Ja, siehe 6.8 |
| Gesprächsdaten: Gesprächs-ID, Beginn, Ende, Dauer, Grund des Endes, Seite, auf der Sie waren, technische Ereignisse (zum Beispiel „Abschnitt gezeigt“), Suchfragen ohne Treffer | Bei jedem Gespräch | Ja, so lange wie die Mitschrift |
| Verbindungsdaten: IP-Adresse, Browser-Kennung | Beim Start und während der Verbindung | Nein. Aus IP-Adresse und Browser-Kennung berechnen wir zwei Schutzwerte, die täglich wechseln. Sie zeigen die IP-Adresse nicht und werden nach 2 Tagen gelöscht |
| Nachweise: Zeitpunkt und Textversion des KI-Hinweises, Version und Sprachfassung des Hinweistextes, den Sie gesehen haben, Ihre Antwort auf die Frage zur Tonaufnahme (Ja oder Nein), Zeitpunkt eines Widerrufs | Beim Start, beim Widerruf | Ja, so lange wie die Mitschrift |
| Sicherheits- und Fehlerprotokolle: Zeitpunkte, Fehlercodes, Zählwerte. Keine Gesprächsinhalte | Laufend | Ja. Protokolle auf unserem Server werden laufend überschrieben. Für Protokolle der Dienstleister gelten deren Fristen |
| E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, wenn Sie diese für eine Anfrage nennen oder eintippen | Nur wenn Sie das möchten | Im Formular der Seite; an uns erst nach Ihrem Klick auf Senden |
Wir nutzen Ihre Stimme nicht, um Sie zu erkennen, und werten sie nicht auf Stimmmerkmale oder Gefühle aus.
Der Assistent fragt nicht nach Gesundheitsdaten oder anderen besonders sensiblen Angaben. Bitte nennen Sie solche Angaben nicht.
6.3 Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Nr. | Verarbeitung | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| 1 | Betrieb des Assistenten: Ihre Stimme wird in Echtzeit übertragen, in Text umgewandelt und beantwortet | Sie können mit der Seite sprechen | Ihre Einwilligung, die Sie nach dem Hinweis im Fenster mit dem Klick auf „Gespräch starten“ erteilen, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Zugriff auf das Mikrofon: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG |
| 2 | Mitschrift: Speicherung des Gesprächs als Text über das Ende hinaus | Wir können nachlesen, was Sie gefragt haben, Ihre Anfrage richtig bearbeiten und Fehler des Assistenten erkennen | Ihre Einwilligung durch denselben Klick, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO |
| 3 | Tonaufnahme (freiwillig): Speicherung des Tons | Sprachqualität prüfen und Kundenerlebnis verbessern | Ihre gesonderte Einwilligung über ein eigenes, nicht vorausgewähltes Kästchen vor dem Start, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO |
| 4 | Sicherheit und Protokolle: Bot-Schutz, Begrenzung der Gespräche je Besucher und Tag, Kostenkontrolle, Fehlersuche | Schutz vor Missbrauch und Überlastung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse: sicherer und bezahlbarer Betrieb |
| 5 | Nachweis von KI-Hinweis und Einwilligung | Wir müssen eine Einwilligung belegen können | Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO, hilfsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
Wir verwenden Ihre Gespräche nicht, um KI-Modelle zu trainieren, und geben sie dafür nicht weiter.
Es gibt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO).
6.4 Tonaufnahme im Einzelnen
- Wenn wir die Tonaufnahme anbieten, fragen wir vor dem Start getrennt, ob wir den Ton aufnehmen dürfen. Das Kästchen ist nicht angekreuzt. Ihre Wahl wird nicht für das nächste Gespräch gemerkt.
- Ohne Ihren Haken nehmen wir keinen Ton auf.
- Zweck: Sprachqualität prüfen und Kundenerlebnis verbessern.
- Nur der Inhaber hört Aufnahmen an. Es gibt keine Weitergabe für Training.
- Die Aufnahme wird nach 14 Tagen gelöscht.
- Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: am Ende des Gesprächs mit dem Knopf „Einwilligung zur Tonaufnahme widerrufen“ oder per E-Mail an info@one-ki.de mit der Gesprächs-ID. Wir löschen die Aufnahme dann.
6.5 Empfänger
Für den Betrieb des Assistenten setzen wir diese Dienstleister ein:
| Dienstleister | Funktion |
|---|---|
| OpenAI | Sprachmodell: versteht Ihre Sprache und erzeugt die gesprochene Antwort |
| LiveKit | Überträgt den Ton zwischen Ihrem Browser und dem Assistenten |
| Supabase | Datenbank und Dateispeicher: Mitschrift, Gesprächsdaten, Nachweise, Tonaufnahme |
| Vercel Inc., USA | Betrieb der Anwendung, die das Fenster des Assistenten ausliefert und Gespräche freigibt |
| Cloudflare, Inc., USA | Bot-Schutz „Turnstile“, siehe 6.6 |
| Hetzner Online GmbH, Deutschland | Server, auf dem der Assistent läuft |
| ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Deutschland | Auslieferung der Webseiten |
Betriebsmeldungen (zum Beispiel „Assistent nicht erreichbar“) gehen per E-Mail an uns. Sie enthalten keine Gesprächsinhalte und keine IP-Adressen.
6.6 Bot-Schutz: Cloudflare Turnstile
Nach Ihrem Klick auf den Start-Knopf prüfen wir mit Cloudflare Turnstile, ob die Anfrage von einem Menschen kommt. Das Skript von Cloudflare wird erst nach dem Klick geladen, nicht vorher.
- Was Cloudflare verarbeitet: technische Angaben zu Ihrem Browser und Ihrer Verbindung, darunter Ihre IP-Adresse. Unser Server sendet Cloudflare außerdem das Prüf-Token und Ihre IP-Adresse, um das Ergebnis zu bestätigen.
- Zweck: Automatische Starts abwehren. Jedes Gespräch verursacht Kosten; ohne Schutz könnten Programme den Assistenten blockieren.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; für den Zugriff auf Ihr Endgerät § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil der Schutz für den von Ihnen gestarteten Assistenten erforderlich ist.
- Speicherdauer: Wir speichern nur, ob die Prüfung bestanden wurde. Wie lange Cloudflare die Daten speichert, legt Cloudflare fest; Angaben dazu stehen in den Datenschutzhinweisen von Cloudflare.
6.7 Übermittlung in Länder außerhalb der EU
Nach heutigem Stand ist eine Verarbeitung in den USA möglich, insbesondere durch OpenAI, LiveKit, Vercel und Cloudflare (Sprachassistent und Kontaktformular). Wenn Sie dazu Fragen haben, schreiben Sie uns an info@one-ki.de.
6.8 Speicherdauer
| Daten | Dauer | Löschung |
|---|---|---|
| Ton in Echtzeit | Nur während des Gesprächs | Verbindung und Raum werden am Ende geschlossen |
| Mitschrift, Gesprächsdaten, Nachweise | 30 Tage ab Beginn des Gesprächs | Automatisch |
| Tonaufnahme (nur mit Einwilligung) | 14 Tage ab Beginn des Gesprächs, oder früher nach Ihrem Widerruf | Automatisch |
| Schutzwerte aus IP-Adresse und Browser-Kennung | 2 Tage | Automatisch |
| Vermerk über eine Löschung auf Ihren Wunsch: Gesprächs-ID, Zeitpunkt, ob Mitschrift und Ton vorhanden waren. Keine Inhalte | Als Nachweis, dass wir gelöscht haben | Durch uns |
| Protokolle bei Dienstleistern | Nach den Fristen des jeweiligen Dienstleisters. OpenAI nennt für Protokolle zur Missbrauchsüberwachung bis zu 30 Tage; diese können Inhalte enthalten | Durch den Dienstleister |
| Sicherungskopien | Legt der Anbieter der Datenbank Sicherungskopien an, können gelöschte Daten dort bis zum Ablauf der Sicherung enthalten sein | Durch den Dienstleister |
6.9 Freiwilligkeit
Sie müssen den Assistenten nicht nutzen. Er startet nur nach Ihrem Klick. Wenn Sie ihn nicht nutzen möchten, erreichen Sie uns per E-Mail an info@one-ki.de. Nachteile entstehen Ihnen nicht. Die Tonaufnahme ist zusätzlich freiwillig: Ohne Ihren Haken speichern wir keinen Ton.
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f (Art. 21).
Widerruf: Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmäßig.
So geht es beim Sprachassistenten: Schreiben Sie an info@one-ki.de und nennen Sie die Gesprächs-ID. Sie steht am Ende des Gesprächs im Fenster. Wir löschen dann das Gespräch mit Mitschrift und, falls vorhanden, Tonaufnahme. Möchten Sie nur die Tonaufnahme löschen lassen, schreiben Sie das dazu. Wir speichern keinen Namen und keine IP-Adresse zu einem Gespräch. Ohne Gesprächs-ID können wir ein Gespräch deshalb meist nicht zuordnen. Haben Sie die ID nicht, nennen Sie uns Tag, Uhrzeit und Seite; wir versuchen es dann damit.
Beschwerde: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.
8. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Assistent oder die Dienstleister ändern. Es gilt die Fassung auf dieser Seite.
Datenschutzerklärung: App
Stand: 14. Oktober 2026
Dieser Teil gilt für die Plattform unter app.one-ki.de (im Folgenden: die App). Für unsere Webseiten und den Sprachassistenten auf diesen Seiten gilt der Teil „Webseite“.
1. Wer ist verantwortlich?
Marius Jonda, ONE KI HUB (Einzelunternehmen)
Heinz-Fangman-Straße 2-6 Haus 4
42287 Wuppertal
E-Mail: info@one-ki.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.
2. Das Wichtigste in Kürze
- Die App richtet sich an Unternehmen und Selbständige.
- Es gibt zwei Rollen. Für Ihr Kundenkonto sind wir verantwortlich. Für die Daten der Menschen, die mit Ihrem Assistenten telefonieren, chatten oder ihm schreiben, sind Sie verantwortlich. Diese Daten verarbeiten wir in Ihrem Auftrag.
- Die Assistenten sind künstliche Intelligenz. Ihre Antworten können Fehler enthalten.
- Den Ton eines Telefonats nehmen wir nur auf, wenn Sie die Aufnahme an Ihrem Assistenten einschalten.
- Wir setzen Dienstleister ein. Eine Verarbeitung auch außerhalb der Europäischen Union ist möglich (Abschnitt 8).
3. Zwei Rollen
3.1 Ihr Kundenkonto
Für die Daten zu Ihrem Konto, zur Anmeldung, zum Guthaben, zur Abrechnung und zum Support sind wir Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Dazu gehören auch die Daten der Personen, die Sie in Ihr Konto einladen. Einzelheiten stehen in Abschnitt 4.
3.2 Menschen, die mit Ihrem Assistenten sprechen oder schreiben
Wenn Sie einen Assistenten für Ihre Anrufe, Ihren Chat oder Ihre E-Mails einsetzen, sind Sie für diese Daten verantwortlich. Wir sind Ihr Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den Sie bei der Registrierung annehmen. Einzelheiten stehen in Abschnitt 5.
Sie haben mit dem Assistenten eines Unternehmens telefoniert, gechattet oder ihm geschrieben? Dann ist dieses Unternehmen Ihr Ansprechpartner für Fragen zum Datenschutz und für Ihre Rechte. Wir unterstützen das Unternehmen dabei.
4. Ihr Kundenkonto
4.1 Registrierung und Anmeldung
| Daten | Wozu |
|---|---|
| Name oder Firmenname, E-Mail-Adresse, Passwort | Konto anlegen und anmelden. Das Passwort verwaltet der Anmeldedienst unserer Datenbank (Supabase) |
| Anmeldung mit einem Link per E-Mail | Anmelden ohne Passwort. Dafür nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse |
| Anmeldung mit Google, wenn Sie diesen Weg wählen | Wir erhalten die Angaben, die Google für die Anmeldung übermittelt, insbesondere Name und E-Mail-Adresse |
| Zeitpunkt, zu dem Sie den AGB und dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung zugestimmt haben | Nachweis der Zustimmung |
| Kennung eines Partners, wenn Sie über den Link eines Partners zu uns gekommen sind | Zuordnung der Empfehlung |
| IP-Adresse beim Registrieren | Begrenzung der Versuche, Schutz vor Missbrauch |
| Personen, die Sie in Ihr Konto einladen: E-Mail-Adresse, Rolle, Rechte | Zugang für Ihr Team |
Nach der Registrierung geht eine Meldung mit Name, E-Mail-Adresse, Konto-Kennung und gegebenenfalls Partner-Kennung an unser System für automatische Abläufe (n8n). Damit richten wir Ihr Konto ein.
Einzelne E-Mail-Adressen können wir für die Registrierung sperren.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und Schritte vor dem Vertrag). Für den Schutz vor Missbrauch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse ist ein sicherer Betrieb. Für den Nachweis der Zustimmung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse ist, die Zustimmung belegen zu können.
Ohne Name, E-Mail-Adresse und eine Anmeldung können wir kein Konto für Sie führen.
4.2 Einrichtung Ihrer Assistenten
Wir speichern, was Sie für Ihre Assistenten hinterlegen: Texte und Anweisungen, Begrüßungen, Öffnungszeiten, Ziele für Weiterleitungen, Dateien und Einträge für die Wissensbasis und Ihre Einstellungen. Wenn Sie es wünschen, liest die App Inhalte Ihrer Webseite ein.
Für einige Funktionen gehen diese Inhalte an das Sprachmodell unseres Dienstleisters Mistral AI, zum Beispiel für die Suche in der Wissensbasis und für Textvorschläge.
In der App gibt es einen Hilfe-Assistenten. Wenn Sie ihn nutzen, gehen Ihre Fragen, Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und der Stand Ihrer Einrichtung an das Sprachmodell von Mistral AI. Lassen Sie sich die Antwort vorlesen, geht der Text der Antwort an Cartesia.
Wenn Sie einen Assistenten im Browser testen, wird das Testgespräch aufgenommen und wie ein Anruf gespeichert.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
4.3 Rufnummern
Wir speichern die Rufnummern, die Sie mit einem Assistenten verbinden. Um eine Rufnummer zu bestätigen, ruft das System sie an und sagt einen Code an.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
4.4 Guthaben, Verbrauch und Abrechnung
Wir führen zu Ihrem Konto ein Guthaben und halten Ihren Verbrauch fest: Zeitpunkt, Dauer und Kosten je Gespräch, Ihren Tarif und die Buchungen auf Ihrem Guthaben. Soweit wir Ihnen Leistungen in Rechnung stellen, verarbeiten wir die dafür nötigen Angaben.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Unterlagen, die wir nach Steuer- und Handelsrecht aufbewahren müssen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
4.5 Kontakt und Support
Wenn Sie uns schreiben oder in der App eine Anfrage stellen, zum Beispiel einen Kündigungswunsch, verarbeiten wir Ihre Angaben, um die Anfrage zu bearbeiten.
Für Support und Fehlersuche können wir auf Ihr Konto und die darin gespeicherten Daten zugreifen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse ist, Anfragen zu beantworten und Fehler zu beheben.
4.6 Protokolle und Sicherheit
| Was | Welche Daten | Wozu |
|---|---|---|
| Aufruf der App | Technische Daten, die Ihr Browser übermittelt, zum Beispiel IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Angaben zu Browser und Betriebssystem | Auslieferung, Sicherheit, Fehlersuche |
| Schutz vor Überlastung | IP-Adresse oder Konto-Kennung, kurzzeitig in einem Zähler | Begrenzung der Anfragen je Zeitraum |
| Änderungsprotokoll | Zeitpunkt, Konto, Art der Aktion und betroffener Eintrag, zum Beispiel „Einstellungen geändert“, „Anruf anonymisiert“, „Mitglied eingeladen“, Buchungen auf dem Guthaben | Nachvollziehen, wer was geändert hat |
| Fehlerberichte | Technische Angaben zum Fehler, zum Browser und zur aufgerufenen Seite | Fehler finden und beheben |
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse ist ein sicherer und stabiler Betrieb.
Zur Sicherheit gehört: Die Daten der Kunden sind in der Datenbank voneinander getrennt. Zugriffe in der App richten sich nach Rollen und Rechten. Eingehende Meldungen anderer Systeme prüfen wir auf ihre Herkunft.
4.7 Speicher Ihres Browsers (§ 25 TDDDG)
| Was | Wozu | Wie lange |
|---|---|---|
| Cookies für die Anmeldung | Sie bleiben angemeldet | Bis zur Abmeldung oder bis die Anmeldung abläuft |
| Speicher des Browsers: helle oder dunkle Darstellung, gewählter Zeitraum in der Übersicht, Vermerk, dass Sie den Hinweis auf den Hilfe-Assistenten gesehen haben | Die App zeigt sich so, wie Sie sie eingestellt haben | Bis Sie die Browserdaten löschen |
Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (erforderlich für eine von Ihnen gewünschte Funktion).
Wir setzen in der App keine Analyse- oder Werbedienste ein.
5. Menschen, die mit Ihrem Assistenten sprechen oder schreiben
Diese Daten verarbeiten wir in Ihrem Auftrag. Welche Daten anfallen, hängt davon ab, welche Funktionen Sie nutzen und wie Sie Ihren Assistenten einstellen.
5.1 Telefon
| Daten | Wann | Gespeichert? |
|---|---|---|
| Anrufdaten: Rufnummer des Anrufers und angerufene Rufnummer, Beginn, Ende, Dauer, Richtung, Status, Weiterleitung | Bei jedem Anruf | Ja |
| Stimme (Ton in Echtzeit) | Während des Gesprächs. Der Ton wird in Text umgewandelt, das Sprachmodell erzeugt die Antwort, die Antwort wird als Sprache ausgegeben | Nein. Nur, wenn Sie die Aufnahme einschalten |
| Mitschrift: was Anrufer und Assistent gesagt haben | Bei jedem Anruf | Ja |
| Auswertung nach dem Gespräch: Zusammenfassung, Anliegen und Stand, Einschätzung der Stimmung (positiv, neutral, negativ), Name und Anschrift des Anrufers, wenn er sie nennt | Nach dem Anruf, automatisch durch das Sprachmodell auf Grundlage der Mitschrift | Ja |
| Aktionen des Assistenten im Gespräch, zum Beispiel Termin gebucht oder weitergeleitet, mit den dabei genannten Angaben | Wenn der Assistent ein Werkzeug nutzt | Ja |
| Tonaufnahme | Nur, wenn Sie die Aufnahme am Assistenten einschalten. Bei einem neuen Assistenten ist sie ausgeschaltet | Ja |
| Anruferprofil je Rufnummer: Name, E-Mail-Adresse und Rolle, wenn der Anrufer sie nennt, letztes Anliegen, Stand, Zusammenfassung früherer Gespräche, Zahl der Anrufe | Nach einem Anruf. Sie stellen ein, ob der Assistent das Profil im nächsten Gespräch nutzt | Ja |
| Zähler je Rufnummer | Bei Anrufen | Ja, zum Schutz vor Missbrauch |
Wir nutzen die Stimme nicht, um Personen wiederzuerkennen.
Aufnahme und Ansage. Wenn Sie die Aufnahme einschalten, können Sie eine Ansage hinterlegen, die zu Beginn auf die Aufnahme hinweist. Ob eine Aufnahme zulässig ist und welcher Hinweis nötig ist, entscheiden Sie als Verantwortlicher.
Nach dem Gespräch. Sie erhalten je nach Einstellung eine Nachricht mit der Zusammenfassung per E-Mail. Ist für Ihr Konto die Nachricht per WhatsApp eingeschaltet, gehen Angaben zum Anruf dafür an Meta. Rufnummern, Dauer und Mitschrift gehen außerdem an unser System für automatische Abläufe (n8n).
Kalender und andere Dienste. Verbinden Sie einen Kalender (Google, Microsoft oder Cal.com), fragt der Assistent dort freie Zeiten ab und trägt Termine ein. Die dafür nötigen Angaben des Anrufers gehen an den Dienst, den Sie verbunden haben.
Ausgehende Anrufe. Soweit ausgehende Anrufe für Ihr Konto freigeschaltet sind, speichern wir die Kontakte, die Sie dafür hinterlegen: Name, Rufnummer, Firma, weitere Angaben aus Ihrer Liste, Notizen, Ergebnis des Anrufs und einen Vermerk, wenn eine Person keine Anrufe mehr möchte.
5.2 Chat auf Ihrer Webseite
| Daten | Gespeichert? |
|---|---|
| Verlauf des Chats: Nachrichten des Besuchers und Antworten des Assistenten, mit den Angaben, die der Besucher darin macht | Ja |
| Adresse der Seite, auf der der Chat läuft | Ja |
| Zufällige Kennung des Besuchers. Sie liegt im Speicher seines Browsers, damit der Verlauf beim nächsten Aufruf weitergeht. Der Chat setzt keine Cookies | Ja |
| IP-Adresse des Besuchers | Nein. Nur kurzzeitig in einem Zähler zum Schutz vor Überlastung |
Die Antworten erzeugt das Sprachmodell von Mistral AI.
5.3 E-Mail
| Daten | Gespeichert? |
|---|---|
| E-Mail-Adresse und Name des Absenders, Betreff, Inhalt der E-Mail | Ja |
| Antwort oder Antwortentwurf des Assistenten | Ja |
Empfang und Versand laufen über unseren Dienstleister Mailgun. Die Antworten erzeugt das Sprachmodell von Mistral AI.
5.4 Rechtsgrundlage und Hinweise
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen bestimmen Sie als Verantwortlicher. Sie informieren die Menschen, die mit Ihrem Assistenten sprechen oder schreiben, über die Verarbeitung ihrer Daten und darüber, dass sie mit einer künstlichen Intelligenz kommunizieren.
6. Künstliche Intelligenz
- Die Assistenten sind künstliche Intelligenz. Sie können Fehler machen, etwas falsch verstehen oder unvollständig antworten. Bitte prüfen Sie wichtige Ergebnisse.
- Zusammenfassung und Einschätzung der Stimmung entstehen automatisch aus der Mitschrift.
- Wir selbst trainieren mit Ihren Inhalten und den Gesprächen keine KI-Modelle.
- Es gibt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO).
7. Empfänger
Für den Betrieb der App setzen wir diese Dienstleister ein:
| Dienstleister | Funktion |
|---|---|
| Supabase | Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher: Konten, Einstellungen, Anrufdaten, Mitschriften, Tonaufnahmen, Chat- und E-Mail-Vorgänge |
| Vercel Inc., USA | Betrieb der Anwendung, die die App ausliefert |
| Hetzner Online GmbH, Deutschland | Server, auf dem der Telefonassistent läuft |
| LiveKit | Überträgt den Ton zwischen Telefonnetz oder Browser und dem Assistenten |
| TENIOS | Telefonie: Rufnummern, Verbindung ins Telefonnetz, Weiterleitungen |
| Deepgram | Wandelt Sprache in Text um |
| Mistral AI | Sprachmodell: Antworten am Telefon, im Chat und per E-Mail, Zusammenfassungen, Wissensbasis, Hilfe-Assistent |
| Cartesia | Wandelt Text in Sprache um |
| Mailgun | Empfang und Versand von E-Mails für den E-Mail-Assistenten und für Nachrichten an Sie |
| n8n | Automatische Abläufe nach der Registrierung und nach Gesprächen |
| Upstash | Zähler zum Schutz vor Überlastung |
| Sentry | Fehlerberichte der Anwendung |
Nur wenn Sie die Funktion nutzen oder den Dienst selbst verbinden:
| Dienst | Funktion |
|---|---|
| Anmeldung mit Google, Kalender | |
| Microsoft | Kalender (Outlook) |
| Cal.com | Kalender |
| Meta (WhatsApp) | Nachricht nach einem Anruf |
Innerhalb Ihres Kontos sehen die Personen die Daten, denen Sie Zugang gegeben haben, nach ihrer Rolle.
8. Übermittlung in Länder außerhalb der EU
Nach heutigem Stand ist eine Verarbeitung auch außerhalb der Europäischen Union möglich, insbesondere in den USA, vor allem durch LiveKit, Vercel, Deepgram, Cartesia, Mailgun, Upstash und Sentry und, wenn Sie diese Dienste nutzen, durch Google, Microsoft und Meta. Wenn Sie dazu Fragen haben, schreiben Sie uns an info@one-ki.de.
9. Speicherdauer
| Daten | Dauer | Löschung |
|---|---|---|
| Mitschrift, Zusammenfassung, Einschätzung der Stimmung und Aktionen eines Anrufs | 90 Tage ab dem Anruf | Automatisch |
| Tonaufnahme | 30 Tage ab dem Anruf | Automatisch |
| Ton in Echtzeit | Nur während des Gesprächs | Die Verbindung wird am Ende geschlossen |
| Anrufdaten: Rufnummern, Zeit, Dauer, Kosten | Solange das Konto besteht, wenn Sie den Anruf nicht vorher anonymisieren | Durch Sie in der App oder mit dem Konto |
| Anruferprofil | Solange das Konto besteht, wenn Sie das Profil nicht vorher anonymisieren | Durch Sie in der App oder mit dem Konto |
| Chat-Verläufe, E-Mail-Vorgänge, Kontakte für ausgehende Anrufe | Solange das Konto besteht | Mit dem Konto; Kontakte auch einzeln durch Sie |
| Kontodaten, Einstellungen, Wissensbasis | Solange das Konto besteht | Mit dem Konto |
| Zähler zum Schutz vor Überlastung | Kurzzeitig | Automatisch |
| Änderungsprotokoll | Für dieses Protokoll gibt es derzeit keine automatische Löschfrist | Durch uns |
| Unterlagen zur Abrechnung | Nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen | Durch uns |
| Protokolle bei Dienstleistern | Nach den Fristen des jeweiligen Dienstleisters | Durch den Dienstleister |
| Sicherungskopien | Legt der Anbieter der Datenbank Sicherungskopien an, können gelöschte Daten dort bis zum Ablauf der Sicherung enthalten sein | Durch den Dienstleister |
10. Löschen in der App
- Einzelnen Anruf anonymisieren: Mitschrift, Zusammenfassung, Rufnummern, Tonaufnahme und die Verknüpfung zum Anruferprofil werden entfernt. Zeitpunkt, Dauer und Kosten bleiben für die Abrechnung.
- Anruferprofil anonymisieren: Die Angaben zur Person werden entfernt, auch in den zugehörigen Anrufen.
- Konto löschen: Ein Administrator Ihres Kontos kann das Konto in den Einstellungen löschen. Dabei werden die Daten des Kontos gelöscht. Ein Vermerk über die Löschung kann als Nachweis erhalten bleiben.
Was Sie in der App nicht selbst löschen können, löschen wir auf Ihre Anfrage an info@one-ki.de, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht.
11. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f (Art. 21).
So geht es: Schreiben Sie an info@one-ki.de und nennen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kontos.
Sie sind Anrufer, Chat-Besucher oder Absender einer E-Mail? Wenden Sie sich bitte an das Unternehmen, mit dessen Assistenten Sie Kontakt hatten (Abschnitt 3.2).
Beschwerde: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.
12. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App oder die Dienstleister ändern. Es gilt die Fassung auf dieser Seite.